5 preguntas que (recientemente) los líderes virtuales deberían hacerse

Es seguro decir que, por primera vez en la era de la tecnología, las reuniones cara a cara ad hoc ya no son una opción para muchas personas. Si bien no anticipamos que las reuniones en persona desaparecerán para siempre, trabajar durante la crisis de Covid-19 nos brinda la oportunidad de reflexionar sobre cómo los mejores líderes tienen éxito en entornos virtuales.

Para muchos, trabajar desde casa y comunicarse a través de medios digitales como Slack, Zoom y WebEx no son nada nuevo. Muchos modelos de negocios han respaldado el trabajo virtual durante años como una necesidad para acomodar a empleados y clientes en varias ubicaciones. Aun así, si bien la tecnología ha mejorado nuestra capacidad para realizar el trabajo y comunicarnos de manera remota, todavía no nos hemos visto obligados a desarrollar un conjunto de mejores prácticas para liderar equipos remotos a la capacidad que ha generado esta crisis.

Mi intención aquí es desafiar a los líderes a pausar e identificar lo que necesitan hacer de manera diferente no solo para mantenerse, sino también para fortalecer sus habilidades en un entorno virtual, particularmente durante un momento en que sus equipos los buscan más que nunca en busca de dirección.

Primero, es importante tener en cuenta los factores que hacen que trabajar juntos sea prácticamente un desafío:

• Para algunos, es incómodo. Todos los días, veo a mis adolescentes reír y conversar con sus amigos en Facetime, como si fueran solo otra persona en la sala. Pero para muchos de nosotros los adultos, que no crecimos con esa misma tecnología, todavía puede ser bastante incómodo. Esta falta de comodidad hace que sea más difícil para algunos abrirse, conectarse, confiar y comunicarse entre sí virtualmente. Si usted es un líder hoy, en un entorno virtual, puede estar luchando por mostrar el mismo nivel de autenticidad y proporcionar a su equipo la misma sensación de seguridad que lo hizo en persona.
• La dinámica interpersonal es más difícil de manejar. Tanto por razones técnicas como porque las personas son más difíciles de leer en video, el afecto apropiado, el tono, el ritmo y las expresiones faciales en los que confiamos para una comunicación efectiva en persona son más difíciles de dar y recibir virtualmente, especialmente en entornos grupales.
• Puede perder fácilmente la atención de las personas. Es lo suficientemente desafiante como para involucrar a las personas en reuniones cara a cara, pero las reuniones virtuales a menudo vienen con una gran cantidad de nuevas distracciones sobre las que tiene poco control.
• Se requieren nuevas habilidades de usted. Ya sea que se trate de administrar tecnología, mantener fuertes habilidades de facilitación o repensar agendas, lo virtual es diferente de lo que es en persona. Sabiendo que es la mitad de la batalla.

Con estos factores como telón de fondo, hágase cinco preguntas para asegurarse de ser el mejor líder que pueda ser mientras gestiona a su equipo desde casa.

¿Estoy siendo lo suficientemente estratégico? 

Los líderes fuertes practican las comunicaciones estratégicas en cada interacción, ya sea una reunión de día completo, una reunión de una hora, una llamada de ventas, un registro individual o incluso un correo electrónico. Pero comunicarse virtualmente requiere aún más planificación estratégica porque no puede confiar tanto en la conexión humana o el carisma para llevarlo. Antes de cada intercambio, tómese el tiempo para pensar sobre su propósito, audiencia y el contexto del intercambio. Luego escriba sus objetivos, agenda y la cantidad de tiempo que desea dedicar a cada elemento.

Ayuda a que sus objetivos sean más amplios de lo habitual. Por ejemplo, ¿qué quieres que la otra persona (o personas) sienta después de hablar? Desafíate a ti mismo para aumentar el cociente de compromiso para compensar el déficit de interacción cara a cara. Esto significa hacer más preguntas durante sus interacciones, consultar con los miembros del equipo para asegurarse de que esté alineado y dejar tiempo extra para que esos momentos tengan lugar durante las presentaciones o reuniones de grupo.

¿He renovado los planes de comunicación para mi equipo directo y la organización en general?

Mover operaciones virtuales significa que es hora de volver a visitar y potencialmente renovar sus protocolos de comunicación con informes directos, empleados, miembros de la junta y cualquier otra audiencia con la que trabaje regularmente. Por ejemplo, ahora debe pensar en cómo realizará sus registros semanales con los miembros del equipo. ¿Celebrará estas reuniones por teléfono, por inactividad o programará una videollamada? Si bien las mejores prácticas dicen que el video es lo mejor, es posible que deba ajustar su enfoque en función de las preferencias de los empleados individuales. Lo mismo ocurre con las reuniones con clientes y otras partes interesadas.

El uso de una tabla en un documento de Word o en una Hoja de Google puede ayudarlo a crear un plan integral para diferentes tipos de reuniones. Cree al menos cuatro columnas, incluida una para cada uno de los siguientes elementos:

• Modo de comunicación (es decir, video, teléfono, holgura)
• Reunión de cadencia (es decir, semanal, mensual)
• Agenda de la reunión (es decir, trabajo en equipo, registros)
• Participantes de la reunión (es decir, gerentes, miembros de la junta)

Complete su tabla en función de cómo trabajó antes de mudarse virtual, luego, renueve todo el plan para adaptarse a su situación actual.

A medida que comienza a «renovarse», desafíe todo lo que consideró «mejores prácticas» antes, desde el tamaño de sus reuniones hasta el tiempo asignado. Pregunte: ¿Debería usarse una videollamada para todos los anuncios o simplemente puedo escribir un informe de estado para actualizar el equipo? ¿Necesito programar más visitas con mis informes directos para compensar la falta de presencia? ¿Esa reunión que duró una hora en la oficina debe durar los 60 minutos completos en línea? ¿Debería cada comunicación ir seguida de un resumen detallado por correo electrónico para mantener a todos en la misma página?

Mirar todo el plan le permitirá optimizarlo.

¿Cómo podría restablecer roles y responsabilidades para ayudar a las personas a tener éxito?

Algunas personas prosperan mientras trabajan de forma remota, mientras que otras pueden sentir falta de motivación o enfrentar otros desafíos imprevistos. Aunque puede que no sea evidente quién está luchando al principio, como líder, es su trabajo consultar regularmente con los miembros del equipo sobre cómo están lidiando. Durante su uno a uno, pregunte: “¿Cómo van las cosas para usted? ¿Qué desafíos enfrentas? ¿Qué crees que necesitas para tener éxito? ¿Cómo puedo yo, o el equipo, ayudar?

A través de estas discusiones, reevalúe las fortalezas y debilidades de cada persona. Puede descubrir que necesita cambiar las responsabilidades o invertir en sesiones de capacitación para aquellos que se sienten menos cómodos. Por ejemplo, uno de los miembros de su equipo puede sobresalir en la ejecución de reuniones en persona, pero carece de las habilidades técnicas o de facilitación para llevarlas a cabo de forma remota. O puede descubrir que tiene un individuo que participa activamente durante las reuniones en persona, pero no tan activamente en las reuniones virtuales.

Debido a que el cambio, como cambiar un rol y asumir un nuevo trabajo, puede generar sensibilidades en las personas, es importante enmarcar cualquier sugerencia que haga como oportunidades de crecimiento. Al diagnosticar los puntos más fuertes y más débiles de su informe directo, ubicarlos donde puedan tener éxito y brindarles orientación cuando tienen dificultades, no solo ayudará a su equipo a ser más productivo, sino que ayudará a sus empleados a desarrollarse. En estas conversaciones, también asegúrese de pedir sus comentarios y opiniones con respecto a cómo puede mejorar el equipo. Recuerde que el respeto, la autenticidad y el cuidado son fundamentales para un liderazgo fuerte.

¿Estoy vigilando (y comunicando) el panorama general?

Cuando trabajas de forma remota, es fácil enfocarse únicamente en lo táctico, permanecer pegado a tu computadora, desplegar correo electrónico tras correo electrónico, de una manera seria y desorganizada. Con su lista de tareas pendientes frente a usted y sin colegas que lo saquen de su cabeza, puede sentirse tentado a permanecer enterrado en la maleza. Pero las personas confían en los líderes para la dirección, especialmente en tiempos de incertidumbre. Esto significa que, sin importar cuántas tareas pequeñas estén obstruyendo su calendario, debe ser capaz de levantar la cabeza y mantener un ojo en la imagen más grande.

Asegúrese de sacar tiempo para trabajar «en» el negocio (estrategia), en lugar de trabajar «en» el negocio (operaciones). Haga esto bloqueando el tiempo en su calendario personal para pensar en la estrategia. O, si sus pensamientos son claros, programe una sesión de estrategia con su equipo. Use este tiempo para volver a consultar preguntas fundamentales sobre el negocio y la organización, como: “¿Nuestra propuesta de valor es clara para nuestros clientes? ¿Hay oportunidades para que podamos mejorar nuestro modelo de negocio? ¿Nuestro equipo es comprometido, productivo e inspirado para hacer su mejor trabajo? ”

Tenga en cuenta esta idea de la pieza clásica de Michael Porter, » ¿Qué es la estrategia?» Escribió: «Se abren nuevas posiciones [estratégicas] debido al cambio … surgen nuevas necesidades a medida que las sociedades evolucionan». Es más que probable que los cambios que experimente durante la crisis de Covid-19 presenten oportunidades para su negocio, organización y para usted como líder. En un momento en que es fácil concentrarse solo en la defensa, depende de los líderes ir a la ofensiva y estar atentos a las puertas que podrían abrirse.

¿Qué más puedo hacer para fortalecer la cultura de nuestra empresa?

Continuamente me sorprenden las historias que escucho de equipos que se fortalecen aún más durante este tiempo. Muchos de los líderes más resistentes con los que trabajo han logrado esto al encontrar oportunidades para alinear, comprometer e inspirar a sus equipos en torno a un propósito. En este momento, los equipos deben sentirse conectados, no solo con la misión de la compañía, sino también entre sí.

Una forma de lograr esto es reservar regularmente tiempo para que los miembros del equipo destaquen y compartan las ganancias entregadas a los clientes, entre ellos o al negocio mismo. Si está bien diseñado, puede vincular el «punto brillante» de compartir con la visión, misión o valores de la compañía, reiterando la importancia o el propósito de la organización y el papel esencial que todos juegan para lograrlo. Si el tiempo de reunión es escaso, también se puede utilizar una página floja, un correo electrónico rápido u otro tipo de comunicación no verbal.

Para reunir a las personas, también puede considerar priorizar algunas vías de trabajo en equipo que antes eran menos esenciales. Muchos de nuestros clientes han comenzado a realizar horas sociales virtuales, grupos de meditación, clubes de intercambio de arte, actuaciones musicales en equipo y desafíos físicos. Si bien estas opciones pueden no ser para todos, son solo algunos ejemplos que hemos visto iniciar dinámicas de equipo positivas. Incluso algo tan simple como comenzar una reunión pidiéndole a la gente que traiga un video, un meme o una foto que les brinde alegría puede fomentar la camaradería y la risa necesaria.

¿Hay un lado positivo en nuestro entorno empresarial actual? Yo diría que sí. Las habilidades de liderazgo que está desarrollando ahora continuarán sirviéndole después de Covid-19. No hay vuelta atrás exactamente a donde estábamos antes. Se abrirán nuevas oportunidades, tal vez fuerzas de trabajo virtuales completas en un nivel que nunca hemos visto. Y gracias a un momento imprevisto en nuestra historia, estará listo para ello, con nuevas habilidades para liderar verdaderamente, ya sea desde su hogar u oficina, de manera más efectiva que antes.

Este artículo fue publicado originalmente en https://hbr.org/