Cómo organizar un evento de red virtual

Con vastas franjas del mundo bajo restricciones de distanciamiento social, la creación de redes puede ser lo más alejado de su mente. Pero el hecho de que no pueda conectarse en persona no significa que sus relaciones comerciales tengan que languidecer.

Regularmente organizamos reuniones de cena en red en la ciudad de Nueva York, que, por el momento, ya no son una opción. Nos hemos centrado en organizar eventos de redes virtuales. Estas son algunas de las mejores prácticas que nos han funcionado para mantener las conexiones activas, incluso a distancia.

Antes del evento

Invite a las personas adecuadas, y a la cantidad correcta de personas. En el mundo virtual, recomendamos limitarse a ocho invitados (incluido usted), para garantizar que los participantes tengan tiempo suficiente para hablar e interactuar. Siéntase libre de mezclar amigos cercanos y contactos que le gustaría cultivar, pero recuerde asegurarse de que haya una mezcla suficiente de personas que no se conozcan, para que nadie se sienta como el «hombre extraño» que ha sido agregado al azar a una reunión de viejos amigos. Además, uno de los beneficios del formato virtual es que puede incluir personas de todo el mundo, lo que por supuesto no es posible con reuniones físicas.

Cuando se trata de tiempo, generalmente programamos sesiones de 90 minutos. Para una reunión de negocios virtual que puede parecer larga. Pero, debido a que estamos tratando de facilitar conversaciones significativas, es una cantidad de tiempo cómoda para permitir que todos hablen sin apurarse. Los asistentes comparten historias personales, que van desde anécdotas infantiles hasta sus desafíos en los negocios, por lo que los participantes generalmente están muy comprometidos durante la reunión.

Los mantenemos de 6 a 7:30 p.m. ET, pero son posibles muchos horarios diferentes. Debes ser sensible a las zonas horarias, pero hemos tenido éxito incluyendo personas de todo el mundo e incluso hemos compartido bebidas de desayuno con alguien en Australia. Hemos descubierto que a menudo es difícil y complicado para las personas comer mientras hacen videollamadas, por lo que publicitamos nuestros eventos como «cócteles virtuales».

Haga la logística lo más fácil posible para sus asistentes. Una vez que alguien haya aceptado asistir, envíele una invitación de calendario con un enlace a la aplicación de video que está utilizando. Puede funcionar cualquier cantidad de servicios de video, como Zoom, Hangouts de Google o Microsoft Teams. La clave es que tiene que ser fácil para las personas asistir incluso si no usan ese servicio regularmente. Asegúrese de alertarlos si necesitan descargar software por adelantado o si el evento requiere una contraseña.

Unos días antes de su llamada, envíe un correo electrónico presentando a sus invitados. Debe incluir los nombres de los participantes, una descripción de una oración y un enlace a su perfil de LinkedIn. Es útil para los asistentes, especialmente los introvertidos, saber quién estará allí, y humaniza a los participantes. También debe compartir pautas sobre qué esperar. Su correo electrónico puede decir algo como: “Esperamos verlo en nuestra reunión virtual de cócteles. Comenzaremos a las 6 pm, así que únete a tiempo. Pasaremos entre 60 y 90 minutos juntos, con una combinación de presentaciones y conversación estructurada. Nos unirán las grandes personas a continuación. ¡Trae tu propia bebida!

Durante el evento

Hacer que la gente se sienta cómoda. Salúdelos cuando entren y brinde orientación sobre qué esperar, tal como lo haría en un cóctel en persona. Para garantizar una entrada sin problemas para los participantes, asegúrese de unirse al video e «iniciar» la sesión unos dos minutos antes para que todos puedan entrar en la sesión tan pronto como lleguen. Aproximadamente cinco minutos después de su hora de inicio (para permitir que las personas se unan), comience con las presentaciones. Marque por adelantado si alguien necesita irse temprano para que puedan presentarse primero, y así no será incómodo cuando cierren la sesión antes del final de la reunión.

Pídale a cada persona que pase dos minutos presentándose con una mezcla de información profesional y personal, como un pasatiempo o pasión favorita. Modele esto para las personas, para que tengan una idea de la duración y el tono adecuados. Luego, como anfitrión, puede elegir a una persona y pedirle que vaya después, en lugar de esperar a un voluntario. Esto hace que la pelota ruede y proporciona una sensación inmediata de comodidad a los asistentes que pueden preguntarse cómo se desarrollarán las cosas.

Después de las presentaciones iniciales, pida a cada participante que responda una pregunta específica. Como anfitrión, es su trabajo estructurar la conversación para que no se vea dominada por un invitado locuaz, o para meterse en la trampa de hablar sobre política o eventos actuales.

Algunas buenas preguntas incluyen:

• ¿Cuál es una forma interesante o fructífera en la que estás usando tu tiempo ahora?
• Cuéntanos sobre una vez que has sido resistente.
• ¿Cómo te has adaptado para trabajar y vivir mientras te alejaste socialmente?
• ¿Qué es lo que más disfrutas de tu trabajo en este momento y por qué?
• ¿Qué es algo inesperado que has aprendido o hecho en el último mes / año?

Cualquier pregunta abierta que ayude a los asistentes a compartir un poco sobre sí mismos funcionará. Las personas pueden tener algunos comentarios de ida y vuelta sobre las preguntas, lo que ayuda a construir la relación de un cóctel en persona, pero asegúrese de interrumpir la conversación según sea necesario para volver a la pregunta principal hasta que todos hayan respondido. Desea dar a todos su turno para compartir.

Si queda tiempo, puede haber un flujo natural de conversación, o puede hacer una pregunta adicional (o preguntar si alguien tiene una pregunta que quiera hacerle al grupo). A diferencia de un cóctel en persona, este no suele ser un entorno propicio para las interacciones personales, pero mantenemos nuestras reuniones pequeñas para garantizar que todos puedan participar en una animada conversación grupal.

No importa qué tan bien vaya la reunión, es una buena idea considerar terminarla después de 90 minutos. Las personas generalmente se cansan más fácilmente de las reuniones de video que las reuniones en persona. Si todos se divierten mucho, puede dejar una nota alta, y usted u otra persona siempre pueden reunir al grupo nuevamente.

Después de la reunión, envíe un correo electrónico de seguimiento rápido con todos los CC’d, agradeciéndoles por venir y alentándolos a conectarse entre ellos, si lo desean.

Incluso cuando no puede reunirse en persona, eso no significa que los negocios, o la necesidad de construir relaciones, se detengan. De hecho, sin las interacciones naturales que acompañan el trabajo y los eventos en persona, es aún más importante ser proactivo en sus esfuerzos de redes. Al alojar sus propios eventos de redes virtuales, podrá mejorar su propia red, así como su reputación como conector, a pesar de estar físicamente separado.

Este artículo fue publicado originalmente en https://hbr.org/