La guía definitiva de trabajo desde pequeñas empresas desde casa

Según una encuesta de 2019 , el 81% de los trabajadores en el sitio pensaba que la capacidad de trabajar de forma remota los haría más felices. Sin embargo, dejando de lado la felicidad, las pequeñas empresas ahora deben descubrir cómo hacer realidad estos sueños de trabajar desde casa, y en una línea de tiempo severamente condensada, en respuesta a la pandemia de coronavirus.

Con 45 estados hasta la fecha emitiendo órdenes de quedarse en casa en respuesta a la crisis de COVID-19, una mayor parte de la fuerza laboral de Estados Unidos está trabajando de manera remota como nunca antes. Pero, ¿qué haría si las capacidades de trabajo remoto no formaran parte del ADN de su empresa antes de la actual emergencia de salud pública?

Mientras trabaja a través del impacto financiero que la incertidumbre económica actual tiene en su negocio y los programas de ayuda para pequeñas empresas que están disponibles, aún tendrá que mantener sus puertas virtuales abiertas y su equipo productivo incluso cuando sus puertas físicas puedan estar cerradas.

Estos consejos pueden ayudar a su pequeña empresa a establecer rápidamente protocolos de trabajo desde el hogar, especialmente si su empresa nunca ha operado de forma remota. Encontrará las mejores prácticas de comunicación, herramientas para mantenerse conectado y tecnología para ayudar a mantener su negocio en movimiento a través de la crisis COVID-19 y más allá.

Repensar la ‘comunicación’

En una oficina o escaparate, todo es más visible y accesible. Puede pasar por la oficina de un colega para una aclaración rápida o reunir a su equipo para una reunión improvisada en la sala de descanso. Incluso el lenguaje corporal informa sus típicas comunicaciones diarias en la oficina. 

A medida que las llamadas telefónicas, los chats y las videoconferencias reemplazan las interacciones en persona, la capacidad de «leer la sala» se vuelve más complicada tanto para los líderes como para sus equipos. La comunicación puede ralentizarse. La intención y la interpretación de los mensajes pueden confundirse. El cambio al trabajo remoto exige que los líderes de las pequeñas empresas reconsideren cómo y cuánto se comunican.

Al hacer el cambio al trabajo remoto, errar del lado de la sobrecomunicación para ayudar a asegurar que su equipo se sienta informado, validado y capacitado. Estos consejos pueden ayudarlo a repensar las formas y la frecuencia con la que se comunica:

• Establecer límites. Establecer un horario para la jornada laboral ayuda a todo el equipo a presentarse a trabajar cuando su sala de estar se convierte en su oficina. Considere abandonar los mensajes de texto a favor del correo electrónico o una aplicación de chat específica para el trabajo, de modo que los empleados sientan que pueden proteger sus dispositivos personales y el tiempo después de la jornada laboral.

• Establecer expectativas claras. Desde proyectos prioritarios hasta horarios de trabajo normales y plazos de entrega, no deje nada al azar. Establecer claramente las expectativas puede ayudar a todo su equipo a orientarse hacia un objetivo común.

• Intercambie discusiones en persona por llamadas telefónicas. Cada vez que normalmente visita a un colega para resolver un problema, abandona la tecnología y ve a la vieja escuela con una llamada telefónica. Con una conversación en tiempo real, puede encontrar rápidamente una resolución mientras evita las malas comunicaciones que a menudo pueden surgir con chats y correos electrónicos.
  
• Repensar la urgencia. Dado que el trabajo remoto elimina la comodidad de la proximidad física, es más importante que nunca devolver rápidamente las llamadas y correos electrónicos de los miembros de su equipo y participar en ese hilo de chat sobre un proyecto urgente. Las respuestas rápidas ayudarán a aliviar parte de la ansiedad que surge de no poder ver a sus colegas cuando surge una inquietud. La puntualidad también les permite a los empleados saber que está sintonizado con su dedicación a los objetivos de la empresa.

• Invierta en conexión virtual. Tal vez sea un video en grupo todas las mañanas para reemplazar la típica charla en la sala de descanso o una hora feliz semanal para relajarse colectivamente; sin embargo, si logra sus «conexiones» virtuales con su equipo, sepa que estas rutinas son importantes en los momentos en que su equipo carece de un espacio de trabajo físico diario para reunirse. Los pedidos de trabajo desde casa no pueden borrar la comodidad que conlleva ver a las personas que se presentan todos los días para hacer funcionar su empresa.

• Doblar la gracia. Trabajar desde casa, especialmente en los tiempos de COVID-19, significa más distracciones. Los niños que regresan de la escuela, las mascotas entusiasmadas con su juguete favorito, los sopladores de hojas inevitables y otras intrusiones invadirán sus llamadas de conferencia con situaciones que nunca se encuentran en la oficina. Respira hondo y recuérdate a ti mismo (y a todos los miembros de tu equipo) que las personas están haciendo lo mejor que pueden dentro de sus entornos. Un poco de gracia ante las interrupciones inesperadas traerá a la humanidad que tanto se necesita a estos tiempos sin precedentes.

Ahora que está equipado con herramientas prácticas de liderazgo para ayudarlo a repensar sus protocolos de comunicación de trabajo desde el hogar, puede ocuparse del negocio diario de hacer que su negocio funcione de forma remota. 

Mantente conectado

A medida que establezca prioridades y elabore un plan para que su negocio continúe con sus operaciones, deberá mantener a su equipo conectado para mantener los objetivos encaminados. La buena noticia es que varias herramientas de bajo costo pueden ayudarlo a aumentar de inmediato sus comunicaciones virtuales.

Las aplicaciones de chat, las plataformas de videoconferencia y las líneas de llamadas de conferencia pueden ayudar a mantener fluidas las comunicaciones y ofrecer una amplia gama de formalidades para imitar las diferentes formas en que normalmente se comunica en el lugar de trabajo.

Aplicaciones de chat

Las aplicaciones de mensajería instantánea y chat pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y obtener respuestas rápidas a preguntas simples que surgen durante el día hábil. Cuando considere qué aplicación de chat o mensajería adoptar, tenga en cuenta las demandas de seguridad de su empresa. Querrá sopesar las características de seguridad de cada plataforma con la necesidad de privacidad y luego establecer protocolos con su equipo para los temas que no deberían discutirse a través de una plataforma de mensajería digital.

Las siguientes aplicaciones de mensajería son gratuitas y se encuentran entre las más utilizadas entre las pequeñas empresas:

• WhatsApp . Esta aplicación de mensajería segura es propiedad de Facebook y le permite crear rápidamente chats grupales y capacitar a su equipo para conectarse a través de una aplicación de escritorio o móvil. WhatsApp cuenta con una gama de características de cifrado de mensajes, junto con videoconferencia, intercambio de documentos y más. Para preguntas en las que una respuesta es más complicada que una sola oración, pero no merece una llamada telefónica, las notas de voz le permiten grabar una respuesta y presionar «enviar» para resolver los problemas con rapidez.

• Slack . Accesible a través de aplicaciones de escritorio y móviles, Slack ofrece una versión gratuita que podría ser una solución poderosa si su empresa tiene múltiples proyectos con miembros específicos del equipo comprometidos con cada uno. Slack permite a los usuarios crear «canales» para que solo participen en mensajes específicos de ese canal. La versión gratuita también permite videoconferencias 1: 1 y uso compartido de archivos dentro de sus canales.

• La señal . Si la naturaleza de su negocio exige una aplicación de mensajería más segura, puede optar por la opción que utilizan los periodistas para comunicarse con fuentes anónimas. Signal tiene privacidad incorporada en su ADN, y no hay necesidad de optar por su cifrado robusto. La plataforma ofrece opciones para chats grupales, videollamadas, intercambio de archivos y notas de voz. El único inconveniente de Signal es que es solo una aplicación móvil y no ofrece una versión de escritorio.

Videoconferencia

Cuando su equipo necesita algo de tiempo, la videoconferencia puede ayudarlo a cerrar la brecha entre trabajar en la oficina y desde su hogar. Si bien muchas aplicaciones de chat vienen con funciones de videoconferencia, es posible que prefiera usar una plataforma donde la videoconferencia es la función principal para sus necesidades virtuales cara a cara. Las características suelen ser un poco más robustas que las aplicaciones de mensajería y también incorporan funciones de chat en sus llamadas.

• Amplía . En general, el servicio de videoconferencia más comentado en las últimas semanas, Zoom ofrece a las pequeñas empresas una versión gratuita para mantener a sus equipos conectados. Si bien la versión gratuita limita las llamadas grupales a una duración máxima de 40 minutos, puede tener reuniones ilimitadas 1: 1. También disfrutará de funciones como grabación de llamadas y uso compartido de pantalla. Antes de usar, asegúrese de revisar las pautas de Zoom para organizar una videoconferencia segura para evitar que los asistentes no deseados se unan a sus reuniones (llamado «zoombombing»). Se puede acceder a Zoom a través de una aplicación de escritorio o móvil.

• Skype . Skype, la plataforma de videoconferencia más conocida, tiene todo lo que necesita para conectar visualmente a su equipo. Con las funciones de grabación de llamadas, uso compartido de archivos, uso compartido de pantalla y chat incorporado, su equipo puede conectarse fácilmente a través de llamadas grupales sin límites de tiempo. ¿Un bono? Si su oficina en casa no está en excelente forma, Skype tiene una función de desenfoque de fondo incorporada para mantener el foco en usted, no en su pila de ropa. Se puede acceder a Skype a través de una aplicación de escritorio o móvil.

• Hangouts de Google . Al igual que Zoom y Skype, Google Hangouts ofrece capacidades sólidas de videoconferencia. Sin costo, su equipo puede estar listo y en video en cuestión de minutos, y todo lo que necesita es una cuenta de Google (ya tiene una si tiene una dirección de correo electrónico de Gmail). Para mantenerse en contacto durante toda la jornada laboral, su equipo puede instalar la aplicación Hangouts desde Chrome Extension Store (Nota: debe usar el navegador Google Chrome) para recibir alertas de nuevas conversaciones y reuniones. Se puede acceder a Google Hangouts a través de la aplicación de escritorio y móvil.

Una vez que encuentre su pareja de videoconferencia perfecta, este artículo de ZDNet ofrece innumerables consejos para ayudarlo a verse como un profesional en cualquier plataforma. 

Llamadas de conferencia

Si la videoconferencia ejerce presión sobre su servicio de Internet en el hogar, puede descubrir que sus colegas se ven más pixelados que profesionales en la pantalla. Si ese es el caso, una llamada de conferencia sin video puede ser una mejor solución. Estos servicios también pueden ahorrarle tocino de productividad si hay una interrupción del servicio con su proveedor de Internet.

• UberConference . La versión gratuita de UberConference ofrece tiempos de llamada ampliados y hasta 50 participantes para ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse conectadas en los tiempos de COVID-19. Sin PIN tediosos o descargas de software, las pequeñas empresas pueden usar la plataforma basada en la web para llamadas de video o solo de voz, o un número de teléfono dedicado estándar para acceso a reuniones por marcado. Incluso si no utiliza las capacidades de video, la interfaz web permite la grabación de llamadas y el intercambio de pantalla.

• Llamada de conferencia gratuita . La llamada de conferencia gratuita, la favorita desde hace mucho tiempo para las pequeñas empresas por sus soluciones de llamadas de conferencia sin costo, ofrece llamadas de acceso telefónico desde su teléfono y llamadas de voz y video a través de su plataforma en línea. Ofrecen grabación de llamadas, salas de descanso y uso compartido de pantalla, además de una aplicación móvil para aquellos que buscan una opción de servicio más completo desde sus teléfonos.

Mantenga su negocio en movimiento

Ahora que tiene las herramientas para mantener a su equipo remoto en contacto, necesitará herramientas para realizar un seguimiento de la productividad y mantener a todos en casa en la tarea. La Cámara de Comercio de EE. UU. Ofrece algunos consejos simples para mantener productivos a los equipos remotos , como registros diarios y un código de vestimenta recomendado.

Sin embargo, uno de sus principales consejos para las pequeñas empresas es aprovechar la gama de herramientas de productividad diseñadas para las pequeñas empresas. Con funciones integradas, recordatorios y funciones de responsabilidad, estas herramientas pueden ayudar a capacitar a los empleados a adaptarse al trabajo remoto y seguir siendo productivos en sus nuevos entornos.

• Trello . Diseñado para ser una herramienta simple de gestión de proyectos, Trello puede ayudar a pequeños equipos a rastrear proyectos (en tableros) y tareas (en tarjetas). Trello facilita el seguimiento de las tareas y el seguimiento del progreso en una interfaz muy visual y fácil de leer. Si su empresa nunca ha utilizado un software de gestión de proyectos antes de COVID-19, Trello puede organizarlo rápidamente y mantener el flujo de negocios.

• Basecamp Business . Para las pequeñas empresas con múltiples partes móviles y clientes, Basecamp Business ofrece una prueba gratuita de 30 días para ayudarlo a alcanzar la máxima velocidad durante su período de trabajo desde el hogar. Con el poder de crear múltiples proyectos individuales para varios clientes o segmentos de negocios, Basecamp está diseñado para ayudar a una sola empresa a rastrear la productividad en múltiples proyectos desde un solo tablero.

• Box , Dropbox Business y Google Drive . Las empresas remotas necesitan herramientas de colaboración, que es donde entra en juego el intercambio de archivos. Box, Dropbox y Google Drive ofrecen formas de compartir archivos con varios miembros del equipo sin atascar la bandeja de entrada del correo electrónico de alguien con archivos demasiado grandes. Google Drive ofrece almacenamiento gratuito para hasta 15 MB de documentos. Box ofrece 100 MB de almacenamiento y una prueba gratuita de 14 días, y Dropbox ofrece hasta 5 TB de almacenamiento y una prueba gratuita de 30 días antes de que tenga que elegir un plan pago.

• DocuSign y HelloSign . ¿Necesita las firmas de los clientes, pero las órdenes de quedarse en casa tienen las manos atadas? Los servicios de firma en línea pueden enviar documentos a sus clientes rápidamente. Tanto DocuSign como HelloSign ofrecen pruebas gratuitas de 30 días antes de que tenga que comprometerse con un plan pago.
  
• Notarize.com . Si su empresa necesita documentos oficiales notariados durante los pedidos de permanencia en el hogar, un servicio de notario en línea puede ayudarlo a mantener las cosas en movimiento. Notarize.com lo conectará con uno de sus muchos notarios a través de video chat para verificar sus documentos de identidad y luego le enviará una copia de sus documentos notariados. A $ 25 por documento, el precio puede ser un poco más alto que una visita a su banco, pero también podrá preparar su almuerzo o atender otra llamada mientras espera que su notario se conecte.

Ahora está equipado para mantenerse conectado y mantener en movimiento proyectos anteriores. Sin embargo, es posible que desee tomarse un minuto para hacer un esfuerzo adicional para uno de los activos más valiosos de su empresa: sus empleados. 

Aumentar la moral de los empleados

Dejando de lado los consejos, trucos y herramientas, no olvide pasar un tiempo durante este tiempo de trabajo desde casa para nutrir a su equipo, incluso desde lejos. Si bien se saltará el pastel y las velas para celebrar las ocasiones felices, puede tomar algunas medidas para asegurarse de que su equipo se sienta conectado durante toda la semana. 

Aquí hay tres ideas divertidas para inspirar la conexión mientras su empresa se adapta a su nuevo trabajo normal desde el hogar:

• Happy hours virtual. Ya sea en una tarde aleatoria o al final del día un viernes, intente usar la nueva solución de videoconferencia que elija para organizar una hora feliz virtual para su equipo. Puede compartir recetas de cócteles, crear temas (disfraces, fondos de videoconferencia personalizados ) y, lo más importante, tener algo de tiempo para descomprimirse como equipo y conectarse a un nivel más personal.

• Trae a tu mascota a los días de trabajo. Si bien las mascotas pueden estar en su nueva oficina todos los días en estos días, ¿por qué no tomarse un momento para celebrar a las criaturas que mantienen a su equipo sano? Puede designar el tiempo al comienzo de una llamada de conferencia por semana para presentar las mascotas de los miembros del equipo. Una pequeña familia de pieles puede aligerar el estado de ánimo y romper los largos días dentro de las mismas cuatro paredes.

• Viendo fiestas. Si encuentra que su equipo habla sobre los mismos programas de TV o películas, intente organizar una fiesta para sus amigos de oficina tan interesados. Estas aplicaciones hacen que las fiestas de visualización en línea sean muy sencillas y pueden mantener altos los niveles de camaradería con la acción ininterrumpida de Hollywood.

Si bien no hay una línea de tiempo para el tiempo que su empresa podría estar trabajando remotamente, las herramientas anteriores, tanto intelectuales como prácticas, lo ayudarán a facilitar la transición de su equipo y maximizar la productividad. 

Si (o cuando) encuentra que sus técnicas y herramientas elegidas no funcionan tan bien como esperaba, vuelva a la comunicación. Haga preguntas, colabore con su equipo y, juntos, trazarán un camino hacia adelante que los mantendrá físicamente separados durante el tiempo que sea necesario pero trabajando juntos de la mejor manera posible.

Este artículo fue publicado originalmente en https://www.forbes.com/